pengelolaan personalia

MAKALAH PENGELOLAAN PERSONALIA DI SMK NEGERI 1 JEMBER

Disusun untuk memenuhi tugas Profesi Kependidikan

Dosen pengampu : Mukhamad zulianto Spd.Mpd

Oleh:

Rohmat Wahid Arrasy

M.Fajar ma’ruf

Rizka Nur Afifiah

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS JEMBER

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi tentunya memiliki sumber daya terpenting yaitu sumber daya manusia. Sumber daya manusia sendiri merupakan salah satu faktor yang sangat penting bahkan tidak dapat dilepaskan dari sebuah organisasi, baik institusi maupun perusahaan, karena sumber daya manusia merupaka kunci yang menentukan perkembangan suatu organisasi, selain itu sumber daya manusia juga dapat memberikan kontribusi berupa tenaga, bakat, kreativitas dan juga usaha.

Didalam suatu organisasi sumber daya manusia tersebut tentu saja tidak akan muncul ataupun dapt mengembangkan organisasi dengan sendirinya, sehingga diperlukan suatu pengelolaan yang disebut dengan pengelolaan personalia.

Pengeloaan sendiri pada dasarnya merupakan pengendalian dan pemanfaatan semua sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk atau penyelesaian suatu tujuan kerja tertentu. Sedangkan Personalia adalah semua anggota organisasi yang bekerja untuk kepentingan organisasi yaitu untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Sehingga pengelolaan personalia merupakan suatu pengendalian dan pemanfaatan semua sumber daya yang berasal dari semua anggota organisasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Sama halnya dengan pengelolaan personalia dalam bidang pendidikan. Dalam bidang pendidikan juga dipelukan sumber daya manusia yang meliputi guru, para pegawai, dan para wakil siswa. Dalam pencapaian tujuan pendidikan, tidak sekedar sumber daya manusiaa saja yang dibutuhkan, tetapi sumber daya manusia yang berkualitas dan memiliki potensi untuk mencapai tujuan pendidikan tersebut, sehingga sudah menjadi tugas pengelolaan personalialah untuk mencari tenaga-tenaga kependidikan yang berkualitas. Selain itu pengeloaan personalia juga bertanggung jawab atas penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggotanya.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Bagaimana proses perencanaan pengadaan pegawai?

2.      Bagaimana proses perekrutan pegawainya?

3.      Apa saja kegiatan pembinaan dan pengembangan yang diberikan untuk pegawai?

4.      Bagaimana pemutusan hubungan karyawannya?

5.      Bagaimana struktur kepegawaian dan apa saja tugasnya?

1.3  Tujuan dan Manfaat

1.3.1  Tujuan

Untuk mengetahui lebih dalam mengenai pengelolaan personalia di SMK NEGERI 1 JEMBER.

1.3.2        Manfaat

Dengan mengetahui lebih dalam mengenai pengelolaan personalia, maka kita juga akan mengetahui tugas-tugas dari pengelolaan personalia dalam mengelola sumber daya manusia.

BAB 2

PEMBAHASAN

2.1 Tinjauan Teori 

Pengertian manajemen menurut Andrew F. Sikula yang dikutip oleh Malayu S.P. Hasibuan manajemen adalah pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan beberapa sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien.

Menurut Haiman yang dikutip oleh Manullang menyatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut Flipo yang dikutip oleh Hani Handoko manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberia kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan,dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai tujuan individu, organisasi dan masyarakat.

Sementara itu French mendefinisikan manajemen personalia sebagai penarikan seleksi, pengembangan, penggunaandan pemeliharaan sumber daya manusia oleh organisasi.

Tujuan Manajemen Personalia

            Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan kontribusi sumber daya manusia(karyawan) terhadap organisasi dalam rangka mencapai produktivitas organisasi yang bersangkutan. Tujuan tersebut dapat dijabarkan ke dalam 4 tujuan yang lebih operasional yaitu:

a.       Tujuan masyarakat (social obyektive)

b.      Tujuan organisasi (organizational obyektive)

c.       Tujuan fungsi (fungctional obyektive)

d.      Tujuan personal (personal obyektive)

Fungsi manajemen

      Fungsi manajemen personalia atau manjemen sumber daya manusia secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu : fungsi manajemen dan fungsi operasional.

a.       Fungsi-fungsi manajemen, yang mencakup :

1.      Perencanaan (planning)

Semua orang menyadari bahwa perencanaan bagian terpenting dan oleh karena itu menyita waktu banyak dalam proses manajemen. Untuk manajer sumber daya manusia(personalia), perencanaan berarti penentuan program karyawan dalam rangka membantu tercapainya sasaran atau tujuan organisasi itu. Dengan kata lain, mengatur orang-orang yang akan menangani tugas-tugas yang dibebankan kepada masing-masing orang dalam rangka mencapai tugas.

2.      Pengorganisasian

Apabila serangkaian kegiatan telah disusun dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka perlu pelaksanaan atau implementasi kegiatan tersebut harus diorganisasikan. Organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan secara efektif. Oleh sebab itu dalam fungsi organisasi harus terlihat pembagian tugas dan tanggung jawab orang-orang atau karyawan yang akan melakukan kegiatan masing-masing.

3.      Pengarahan

Untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan, agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan efektif diperlukan arahan (directing) dari manajer. Dalam suatu organisasi yang besar pengarahan ini tidak mungkin dilakukan oleh manajer itu sendiri, melainkan didelegasikan kepada orang lain yang diberi wewenang untuk itu.

4.      Pengendalian

Fungsi pengendalian adalah untuk mengatur kegiatan agar kegiatan-kegiatan organisasi itu dapat berjalan sesuai dengan rencana. Disamping itu pengendalian juga dimaksudkan untuk mencari jalan keluar atau pemecahan apabila terjadi hambatan pelaksanaan kegiatan.

b.      Fungsi-fungsi operasional yang mencakup :

1.      Pengadaan personalia (recruitment)

Fungsi recruitment seorang manajer sumber daya manusia bertujuan untuk memperoleh jenis dan jumlah tenaga atau sumber daya manusia yang tepat, sesuai dengan kemampuan yang dibutuhkan oleh unit-unit kerja yang bersangkutan. Penentuan sumber daya manusia yang akan dipilih harus benar-benar yang diperlukan, bukan karena ada tenaga yang tersedia. Oleh sebab itu system rekruitmen yang mencakup seleksi harus terlebih dahulu dikembangkan secara matang.

2.      Pengembangan ( development)

Pengembangan karyawan dimaksudkan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan kecakapan karyawan dan atas dasar tersebut para karyawan menjadi lebih produktif. Dalam usaha mengembangkan atau meningkatkan kemampuan karyawan, biasanya dilakukan latihan-latihan tertentu sesuai dengan arah kemampuan yang telah dimiliki atau searah dengan bidang kerja dari masing-masing karyawan yang bersangkutan. Sasaran utama sebagian besar dari program-program pengembangan ialah meningkatkan prestasi individu dan organisasi serta mempersiapkan karyawan-karyawan pilihan untuk memangku jabatan yang lebih tinggi.

3.      Kompensasi (compensation)

Kompensasi adalah merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Melalui fungsi ini organisasi memberikan balas jasa yang memadai dan layak kepada karyawan. Hal ini wajar karena karyawan sebagai sumber daya manusia, organisasi tersebut telah memberikan jasanya yang besar terhadap pencapaian tujuan organisasi. Dari hasil penelitian, meskipun kompensasi bukan hanya berupa materi atau uang, namun gaji sangat penting untuk meningkatkan hasil kerja.

4.      Integrasi ( Integration)

Integrasi adalah kegiatan manajemen yang bertujuan untuk rekonsiliasi kepentingan-kepentingan karyawan dalam organisasi itu. Telah disadari bahwa dalam pelaksanaan kegiatan organisasi sering terjadi benturan kepentingan di antara karyawan atau antara karyawan dengan manajer. Untuk itulah pentingnya fungsi integrasi ini agar diperoleh kesepakatan kembali dalam pelaksanaan kegiatan organisasi.

5.      Pemeliharaan (maintenance)

Kemampuan-kemampuan sumber daya manusia yang telah dimiliki oleh suatu organisasi perlu dipelihara (maintenance). Karena kemampuan tersebut adalah merupakan asset yang penting bagi terlaksananya tugas dan tujuan organisasi. Fungsi pemeliharaan ini termasuk juga jaminan kesehatan dan keselamatan kerja karyawan.

6.      Pemisahan (separation)

Seorang karyawan tidak mungkin akan selalu bekerja pada organisasi tertentu. Pada suatu ketika paling tidak mereka harus memutuskan hubungan kerja dengan cara pensiun. Untuk itu maka tenaga kerja atau karyawan tersebut harus kembali ke masyarakat. Organisasi harus bertanggung jawab dalam memutuskan hubungan kerja ini sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan menjamin warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.

           

2.2Paparan Hasil Observasi

A.Proses Perencanaan Pengadaan Pegawai

Proses perencanaan pengadaan pegawai bertujuan untuk menetapkan keperluan tenaga kerja untuk suatu periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas melalui berbagai cara. Proses ini sangat bermanfaat karena untuk menghindari adanya kelangkaan sumber daya manusia pada saat dibutuhkan maupun kelebihan sumber daya manusia ketika tidak dibutuhkan.

Di SMK NEGERI 1 JEMBER dalam perencanaan pengadaan pegawai dimulai dengan melakukan pendataan pegawai terlebih dahulu, dengan tujuan untuk mengetahui berapa banyak pegawai yang dibutuhkan untuk menggantikan pegawai yang akan pensiun ataupun pegawai yang dikeluarkan secara tidak hormat. Data tersebut kemudian diserahkan kepada pusat untuk ditindaklanjuti. Tetapi di sekolah tersebut dalam pengadaan pegawai lebih menggunakan pendekatan pasif. Hal ini dikarenakan, dalam kurun waktu satu tahun saja sudah banyak pelamar yang datang untuk mencari pekerjaan ke sekolah tersebut, sehingga pihak sekolah hanya perlu menyeleksi ketika membutuhkan pegawai.

A.    Proses Perekrutan Pegawai

Proses perekrutan pegawai dilakukan untuk mendapatkan tenaga kerja yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan, sehingga dalam proses ini harus dilakukan dengan teliti dan tanpa ada unsur KKN. Hal ini penting untuk dilakukan agar tidak menghambat dalam proses pembelajaran maupun dalam pencapaian visi dan juga misi sekolah.

Di SMK NEGERI 1 JEMBER proses perekrutan pegawai dilakukan melalui beberapa tahap yaitu :

1.      Review

Kegiatan ini dilakukan dengan cara melihat kembali surat-surat lamaran yang telah dikirimkan oleh para pelamar selama kurun waktu satu tahun, dengan tujuan untuk mengetahui apakah para pelamar tersebut sesuai dengan bidang yang diperlukan atau tidak. Jika pelamar tersebut sesuai dengan yang diperlukan, maka akan dilakukan langkah selanjutnya yaitu pemanggilan para calon pelamar.

2.      Pemanggilan para calon

Pemanggilan para calon tersebut dilakukan dengan tujuan untuk menanyakan kembali mengenai surat lamaran yang telah dikirimkan tersebut, apakah si pelamar masih berminat untuk mengikuti serangkaian proses untuk menjadi pegawai di SMK NEGERI 1 JEMBER, serta membuat janji dengan pelamar kapan bisa bertemu kembali untuk melakukan langkah selanjutnya yaitu wawancara.

3.      Wawancara

Wawancara merupakan serangkaian tes yang dilakukan pihak sekolah agar lebih yakin apakah pelamar layak atau tidak untuk diterima sebagai pegawai. Wawancara dilakukan untuk mengetahui secara langsung kemampuan yang dimilki oleh si pelamar, karena jika hanya mengandalkan dari tes tulis dianggapnya kurang efisien.

Sebagai seorang tenaga pendidik guru dituntut untuk memiliki kemampuan berbicara didepan semua orang, sehingga perlu dilakukan tes wawancara, agar dapat mengetahui kemampuan dari calon pendidik untuk berkomunikasi serta dalam menyampaikan ilmunya kepada peserta didik nantinya.

4.      Evaluasi Kesehatan

Sebelum karyawan diputuskan untuk diterima, dalam proses seleksi juga mencakup pemeriksaan kesahatan pelamar yang dilakukan baik oleh tenaga medis. Evaluasi tersebut dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan pegawai yang memiliki kesehatan fisik terutama dapat mengatasi stress fisik dan juga mental.

Selain itu salah satu syarat untuk menjadi seorang guru yang professional yaitu tidak terdapat cacat fisik. Hal ini dikarenakan dalam proses belajar dan pembelajaran perlu adanya interaksi langsung antara pendidik dengan peserta didik. Dalam interaksi tersebut yang digunakan adalah alat-alat indra kita , sehingga jika guru memiliki keterbatasan maka hal tersebut tentunya dapat menghambat dalam proses belajar dan pembelajaran. Misalnya, ketika seorang guru memiliki keterbatasan fisik atau tuna wicara, maka dalam penyampaian materi guru tersebut tentunya akan kesulitan, begitu juga dengan peserta didik. Mereka juga akan kesulitan dalam memahami materi yang disampaikan oleh guru tersebut, sehingga tidak akan terjadi komunikasi yang baik. Jadi evaluasi kesehatan juga termasuk dalam indicator yang menentukan diterima atau tidaknya pelamar tersebut.

5.      Pengambilan Keputusan

Keputusan penerimaan baik yang dilakukan oleh penyedia maupun departemen personalia adalah akhir dari proses seleksi. Pengambilan keputusan merupakan tahap yang paling sulit bagi pihak panitia maupun sekolah, karena pada proses ini diharapkan pelamar yang terpilih benar-benar sudah sesuai dengan yang dibutuhkan dan nantinya mampu untuk memberikan kontribusinya untuk kelangsungan dan juga kemajuan dari sekolah.

Di SMK NEGERI 1 JEMBER pengambilan keputusan dilakukan oleh beberapa pihak melalui rapat. Rapat tersebut melibatkan Kepala Sekolah dan panitia yang telah dibentuk untuk perekrutan pegawai.Meskipun demikian keputusan terakhir tetap berada ditangan Kepala Sekolah sebagai pemilik wewenang tertinggi.

B.     Kegiatan pembinaan dan pengembangan yang diberikan untuk pegawai

Kegiatan pembinaan dan pengembangan yang dilakukan di SMK NEGERI 1 JEMBER biasanya melalui kegiatan seminar-seminar yang diselenggarakan diluar kota. Seminar tersebut diikuti oleh perwakilan guru-guru yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Hal ini bertujuan untuk pengembangan yang sesuai dalam bidangnya masing-masing. Selain pengambangan dalam bidang masing-masing biasanya guru-guru juga dibekali dengan pelatihan-pelatihan seperti metode-metode dalam pembelajaran dan juga pengembangan ilmu pengetahuan, karena pada saat ini guru-guru dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan-perkembangan dalam ilmu pengetahuan seiring dengan semakin berkembangnya IPTEK.

Selain kegiatan-kegiatan seminar, di SMK NEGERI 1 JEMBER dalam pembinaan dan juga pengembangan dilakukan melalui rapat pegawai yang dilakukan setiap minggunya. Rapat tersebut diikuti oleh seluruh guru dan juga staf karyawan beserta kepala sekolah. Di dalam rapat tersebut semua peserta rapat dapat bebas dalam mengungkapan pendapat, ide-ide ataupun keluhan-keluhan kepada pihak lain. Hal ini bertujuan untuk mengembangkan ide-ide yang dimiliki oleh setiap orang. Selain itu juga untuk menyelesaikan keluhan-keluhan yang dimiliki oleh setiap orang dan juga untuk semakin mempererat rasa persaudaraan antar pegawai.

C.     Pemutusan hubungan kerja

Pemutusan hubungan kerja yang dilakukan di SMK NEGERI 1 JEMBER biasanya disebabkan karena keteledoran dari gurunya sendiri. Sebagai sekolah yang berstandart Internasional tentunya memiliki aturan-aturan tersendiri yang harus dipatuhi oleh para pegawainya, guna untuk mendisiplinkan para guru dan juga karyawan.

Kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan oleh para guru yaitu seperti meninggalkan siswa ketika ada jam mengajar tanpa memberikan tugas, sehingga siswa sering berkeliaran keluar kelas. Selain itu guru juga sering tidak disiplin dengan datang tidak tepat waktu dan pulang sebelum waktunya.

Pemutusan hubungan kerja tidak semata-mata dilakukan begitu saja, ada tahap-tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan hal tersebut. Misalnya ketika ada guru yang melakukan penyelewangan maka untuk yang pertama kali kepala sekolah akan memakluminya. Jika kesalahan tersebut terulang untuk yang kedua kalinya, maka kepala sekolah akan memanggil guru tersebut untuk mengetahui alasan yang melatar belakanginya.

Setelah dilakukan pemanggilan, guru tersebut masih mengulangi kesalahannya, maka kepala sekolah akan memberikan surat peringatan uang pertama, hal ini dilakukan karena diharapkan guru tersebut dapat memperbaiki dan tidak mengulangi kesalahannya. Jika guru tersebut masih tidak menghiraukan dan mengulangi lagi maka sekolah akan mengeluarkan surat peringatan kedua atau langsung melakukan pemutusan hubungan kerja.

Pemutusan hubungan kerja tersebut dilakukan dengan tujuan untuk mendisiplinkan guru dan juga karyawan, karena jika para guru dan juga karyawan bisa disiplin, maka akan timbul rasa tanggung jawab sehingga apa yang menjadi visi dan misi dari sekolah akan dapar tercapai sesuai dengan apa yang sudah sekolah harapkan.

D.    Kompensasi

Kompensasi diberikan untuk para guru maupun karyawan di SMK NEGERI 1 JEMBER yang telah melakukan pekerjaan melebihi dari kewajibannya Hal ini dilakukan sebagai bentuk penghargaan atas pekerjaan yang telah dilakukan. Selain itu kompensasi juga diberikan sebagai bentuk motivasi ataupun dorongan serta kepuasan bagi setiap guru maupun karyawan agar dalam menjalankan tugas, mereka dapat melakukannya dengan lebih baik lagi dan juga lebih bertanggung jawab, serta bersedia jika diminta untuk menggantikan tugas orang lain jika terjadi hal-hal yang darurat.

Kompensasi di SMK NEGERI 1 JEMBER biasanya diberikan untuk guru yang menjabat sebagai wali kelas, sebagai Pembina Osis, Pembina ekstrakurikuler, yang mengikuti pelatihan-pelatihan maupun yang menggantikan jadwal mengajar ketika ada jam yang kosong. Kompensasi yang diberikan biasanya dapat berupa pemberian uang transportasi maupun uang makan serta bonus-bonus yang lainnya.

2.3 Pembahasan

Pengelolaan personalia di SMK Negeri 1 Jember sudah dilakukan dengan cara yang baik. Dimulai dari perekrutan pegawai yang melalui prosedur-prosedur. Meskipun pada perekrutan pihak SMK Negeri 1 Jember tidak membuka lowongan pekerjaan namun minat pelamar untuk melamar ke SMK Negeri 1 Jember cukup banyak. Maka dari itu untuk mendapatkan personalia yang memiliki kualitas unggul, pihak SMK Negeri 1 Jember melakukan prosedur perekrutan seperti wawancara. Dengan begitu maka SMK Negeri 1 Jember mendapatkan personalia yang unggul.

Selain memiliki prosedur untuk merekrut personalia, SMK Negeri 1 Jember juga memberikan pengembangan kepada guru dan karyawan agar kualitas mereka semakin meningkat. Pelatihan dan pengembangan yang diberikan untuk guru ini tentunya bertujuan agar guru pada saat proses belajar mengajar dapat dengan mudah menjelaskan kepada siswa. Guru yang memiliki kualitas yang baik tentunya juga akan menghasilkan siswa yang memiliki kualitas yang baik. Pengembangan dan pelatihan yang dilakukan oleh pihak SMK Negeri 1 Jember bukan hanya untuk guru namun juga untuk karyawan. Hal ini dilakukan dengan mengikuti seminar.

Pengelolaan personalia SMK Negeri 1 Jember juga memiliki sifat yang terbuka, yaitu dengan diadakannya rapat setiap minggu untuk menampung keluh kesah guru, karyawan, dan kepala sekolah. Dengan diadakannya rapat setiap minggu ini maka masalah yang muncul di SMK Negeri 1 Jember akan cepat teratasi. SMK Negeri 1 Jember juga memberikan kompensasi sebagai reward  untuk guru dan karyawan yang memiliki prestasi. Dengan pemberian kompensasi maka akan menambah semangat guru dan karyawan untuk semakin meningkatkan kualitasnya.

Pengelolaan personalia yang baik oleh pihak SMK Negeri 1 Jember tentunya akan mewujudkan visi dan misi sekolah. Tercapainya visi dan misi sekolah akan meningkatkan kualitas sekolah tersebut.

BAB 3

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Disimpulkan bahwa pengelolaan personalia terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian atas tenaga kerja, , kompetensi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan sumberdaya manusia untuk mencapai sasaran perorangan dan organisasi

Fungsi fungsi dari manajemen personalia adalah pengadaan perekrutan karyawan)perencanaan(penerapan yang dilakukan) pengorganisasian(perancangan dan penugasan kelompok kerja) penyusuna personalia (penarikan, seleksi, pengembangan, dan penilaian prestasi prestasi kerja) pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integrasi dan pengelolaan konflik) serta pengawasan

3.2 SARAN-SARAN

Pengelolaan personalia sudah sangat baik hanya Perlu dtingkatan dengan cara memberikan pelatihan dan peningkatan kesejahteraan bagi karyawan dan tenaga pendidik agar menjadi lebih baik dalam pengelolaan personalia